Kastamonu Üniversitesi Erasmus Koordinatörlüğü

İlan Adı: Erasmus+ Öğrenim ve Staj Hareketlilikleri (AB Üye Ülkeleri ve Programla İlişkili Üçüncü Ülkeler)

İlanla İlişkili Proje Numaraları: 2023-TR01-KA131-HED-000132744; 2023-1-TR01-KA131-HED-000143821; 2023- 1-TR01-KA131-HED-000146420

Başvuru Bitiş Tarihi: 29 Şubat 2024

Sonuç Açıklama Tarihi: 15 Mart 2024

Erkan DEMİR

KA 131 Öğrenci Hareketlilikleri Sorumlu Personel

E-posta: Bu e-Posta adresi istenmeyen posta engelleyicileri tarafından korunuyor. Görüntülemek için JavaScript etkinleştirilmelidir.

Telefon: 0366 280 1000/6308

1. Feragat Dilekçesi: Hak kazanan adaylar yasal süre içerisinde (30 Mart 2024 17:30'a kadar) haklarından haklı bir sebep belirterek feragat edebilirler. Feragat nedeninin haklı bir neden olup olmadığı konusundaki karar Erasmus Hareketlilikleri Planlama ve Seçim Komisyonu'na aittir. Geçerli bir sebep olmadan yasal süre içerisinde feragat eden öğrenciler ile yasal süre dışında feragat eden öğrenciler bir sonraki başvurularında eksi puan uygulamasına tabi olacaklardır.
2. Aday Gösterme Talep Formu: Hak kazanan lisans öğrencileri Bölüm Erasmus Koordinatörü ile, hak kazanan lisansüstü öğrenciler is Danışmanlarıyla birlikte yerleştiği üniversitenin dil kabul koşullarını ve alabileceği açılan dersleri inceledikten sonra, Aday Gösterme Talep Formu'nu doldurup imzaları tam halini Erasmus Koordinatörlüğü'ne eposta yoluyla ulaştırmalıdır.
3. Adayın Karşı Kuruma Bildirilmesi: Aday Gösterme Talep Formu Koordinatörlüğümüze ulaşan öğrencinin yerleştiği kuruma aday gösterilme süreci Koordinatörlüğümüz tarafından tamamlanacaktır.
4. Kabul Mektubu: Hak kazandığı kurum tarafından aday gösterilme (nominasyon) işlemi kabul edilen adaya, başvuru sürecinde tamamlaması gereken iş ve süreçler hakkında bilgilendirme karşı kurum tarafından yapılacaktır. Öğrenci karşı kurum başvuru sürecini takip etme, tamamlama ve gerekli evrakları hazırlayıp karşı kuruma süresi içerisinde iletme konularında kendisi sorumludur. Kabul mektubu alındıktan sonra, kabul mektubunun belge yükleme sistemi (applyerasmus)'a yüklenmesi öğrencinin sorumluluğundadır.
5. OLA (Online Learning Agreement) Hazırlanması: Öğrenci karşı kurumda almayı planladığı derslerini ve bu derslerin Kastamonu Üniversitesi'ndeki karşılıklarını belirledikten sonra, OLA sistemi üzerinden Learning Agreement before the mobility kısmı hazırlanmalıdır. OLA sisteminde hazırlanan öğrenim anlaşmaları sistemden silinemediğinden dolayı, OLA sistemindeki öğrenme anlaşmanızı hazırlamadan önce kağıt versiyonunu belgeler sekmesinden indirerek Bölüm Koordinatörünüz ile kağıt versiyon üzerinden ders eşleştirmelerini yaptıktan sonra OLA'nızı hazırlayınız. OLA'nızı hazırladıktan sonra kendiniz, Bölüm Koordinatörünüz ve karşı kurum yetkili kişisi tarafından imzalanmalı (onaylanmalı). Onayları tamamlanan OLA-before the Mobility kısmı applyerasmus sistemine yüklenmesi öğrenci sorumluluğundadır.

OLA (Online Learning Agreement) sistemi

OLA Hazırlama Kılavuzu

OLA Hazırlama Videosu - 1

OLA Hazırlama Videosu - 2 

Öğrenim Anlaşması Hazırlama Rehberi

OLA onay sistemi (Koordinatörler tarafından kullanılacak)

6. Ders Tanıma Belgesinin Hazırlanması: OLA belgesinin before the mobility kısmını tamamlanmış olan öğrenci, belgeler kısmından indirdiği ders tanıma belgesi şablonunu kullanarak akademik tanınma sürecini başlatır. Ders Tanıma Belgesini doldurduktan sonra imzalayan öğrenci, Bölüm Koordinatörünün ve Bölüm/ABD başkanının imzasını aldıktan sonra applyerasmus sistemine yükler ve Koordinatörlüğümüzü bilgilendirir.
7. Birim Yönetim Kurul Kararı Alma: OLA Belgesi ve Ders Tanıma Belgesi hazırlama süreçleri tamamlandıktan sonra, Koordinatörlüğümüz öğrencinin birimine yazı yazılarak akademik tanınmaya yönelik Birim Yönetim Kurul Kararı alınmasını sağlar.
8. Vize Yazısı Talep Etme: Birim Yönetim Kurul Kararı çıkan öğrenci, Öğrenci Bilgi Formu, Hesap Bilgi Formu ve Öğrenci Taahhütnamesi belgelerini hazırlayıp applyerasmus sistemine yükledikten sonra, Koordinatörlüğümüz ile iletişime geçip Vize Yazısının hazırlanmasını talep edebilir.
9. Vize Başvurusu: Vize Yazısı ve hak kazandığı ülkenin vize koşullarının gerektirdiği belgeler ile birlikte öğrenci vize başvurusunu yapmalıdır. Vize başvuru süreci tamamen öğrencinin sorumluluğundadır. Vize sonucu açıklanan öğrencilerin sonuç hakkında Koordinatörlüğümüzü en kısa sürede bilgilendirmekle yükümlüdür.
10. OLS (Online Linguistic Support): Avrupa Komisyonu tarafından sunulan Çevrimiçi Dil Desteği sistemidir. Çevrimiçi dil desteği, öğrencilerin dil seviyelerini belirlemek için sınavları ve isteğe bağlı çevrimiçi dil kursu desteğini içermektedir. Öğrenim hareketliliğine hak kazanan öğrenciler OLS sisteminden azami ölçüde fayda sağlama konusunda özen göstermelidirler. Bu sebeple hareketliliğe başlamadan önce sisteme kayıt olup, hareketliliği gerçekleştireceği dilde sınava girmeleri tavsiye edilmektedir.

OLS sistemine erişim

OLS Kılavuzu

11. Hibe Sözleşmesi: Vize başvurusu olumlu sonuçlanan öğrenci, vize fotokopisini applyerasmus sistemine yükledikten sonra belgeler kısmındaki hibe sözleşmesini kullanarak 2 nüsha her sayfası paraflı ve imza sayfası ıslak imzalı olacak şekilde hibe sözleşmesini Koordinatörlüğümüze ulaştırır.
12. İlk Ödeme: Evrakları tam olan ve hibe sözleşmesi tamamlanan öğrencinin ilk ödemesi Koordinatörlük tarafından yapılır.

1. Varış Formu: Öğrenci hareketliliği gerçekleştireceği kuruma varış tarihi itibariyle beş iş günü içerisinde belgeler kısmındaki varış formu belgesini kullarak karşı kurum yetkilisi tarafından hareketliliğin başlangıç tarihini onaylatır. Varış formununun karşı kurum yetkili tarafından imzalanıp mühürlenmesinden sonra taranmış kopyasını öğrenci applyerasmus sistemine en kısa zamanda yüklemelidir.
2. OLA (During kısmı) hazırlanması: Öğrenci eğer hareketlilik öncesinde hazırladığı OLA'daki derslerde bir değişiklik yapmak zorundaysa, bu işlemi hareketliliğin başlangıç tarihinden itibaren en geç 2 hafta içerisinde gerçekleştirmesi gerekmektedir. Yapılacak ders değişikliği halihazırda hareketlilik öncesinde hazırlanan OLA üzerinden yapılmalıdır. Öğrenciler ders değişikliği durumunda sıfırdan yeni bir OLA oluşturmamalıdırlar.

OLA (Online Learning Agreement ) sistemi

OLA (During kısmı) hazırlama videosu

3. Ders Tanıma Belgesi (Hareketlilik Sırası) hazırlanması: Ders değişikliği yapan öğrenci, OLA during kısmını tamamladıktan sonra, Bölüm Koordinatörü ile birlikte oluşan ders değişikliklerini yansıtacak şekilde Ders Tanıma Belgesi'ni yeniden hazırlamalıdır. Ders değişikliklerini yansıtacak şekilde yeniden hazırlanan Ders Tanıma Belgesi'nin öğrencinin kendisi, Bölüm Koordinatörü ve Bölüm/ABD başkanı tarafından imzalanmalıdır.
4. Birim Yönetim Kurul Kararı (Hareketlilik Sırası): OLA'nın during kısmını tamamlayan ve Ders Tanıma Belgesi'ni ders değişikliklerini yansıtacak şekilde hazırlayan ve imzalarını tamamlatan öğrenci, bu belgeleri applyerasmus sistemine yükleyerek, Koordinatörlüğe değişiklikleri içerek şekilde yeni bir Birim Yönetim Kurul kararı alması konusunda talepte bulunur.
5. Başarısızlık Formu: Öğrenci başarısız olduğu her bir ders için ayrı ayrı olmak üzere, belgeler kısmındaki ders başarısızlık formunu kullanarak başarısız olduğu ders(lerin) öğretim üyeleri tarafından dersten başarısız olma sebebini belirtecek şekilde imzalı ve onaylı belgeyi Koordinatörlüğümüze iletmesi gerekmektedir.

1. Katılım Sertifikası: Hareketliliğini tamamlayan öğrenci belgeler kısmındaki katılım sertifikasını, hareketlilik başlangıç tarihi varış formundaki tarih ile uyuşacak bir şekilde doldurmalı ve karşı kurumun yetkilisine ıslak imzalı ve mühürlü olacak şekilde onaylatmalıdır.
2. Transkript: Hareketliliğini tamamlayan öğrencinin aldığı derslerin notlarını gösteren onaylı (imzalı ve mühürlü) transkriptini kendisi veya karşı kurum tarafından Koordinatörlüğümüze iletilmesi gerekmektedir.
3. Akademik Tanınma Süreci: Katılım sertifikası ve transkript belgesi Koordinatörlüğümüze ulaşan öğrencilerin ders tanıma işlemi süreci başlatılır. Koordinatörlüğümüz öğrencinin Birimine gerekli belgeler ile beraber tanınma için gerekli olan süreci başlatan yazıyı gönderir. Birim Erasmus Koordinatörü yazının kendisine ulaşmasını takiben Koordinatör Belgeleri kısmındaki Akademik Tanınma ve Not Dönüşüm Belgesi'ni hazırlayıp Birim Yönetim Kurulu'na sunar. Tanınma sürecinin sonunda, Birim Koordinatörü, Koordinatörlüğümüze resmi yazı ekinde tanınma kanıtı olan (karşı kurumda alınan derslerin işlendiği transkript) belgeyi resmi yazı ekinde Koordinatörlüğümüze ulaştırır.
4. Yurda Giriş Çıkış Belgesi: Öğrenci tanınma işlemleri için gerekli olan evrakların yanısıra, hareketlilik süresini teyit etmemizi sağlayan, E-Devlet'ten alınan yurda giriş çıkış belgesini applyerasmus sistemine yüklemelidir.
5. EU Survey: Hareketliliğin tamamlanma tarihinden sonra öğrencilerin eposta adreslerine gelecek olan link üzerinden katılım gösterecekleri çevrimiçi katılım anketini tamamlamaları gerekmektedir. Bu anketi zamanında tamamlamamak ya da hiç tamamlamamak öğrencilerin hibelerini kesintili ya da hiç alamamalarına sebep olabilir.
6. Türkçe Nihai Rapor: Belgeler kısmındaki Türkçe Nihai Rapor öğrenci tarafından doldurulmalıdır.
7. Son Ödeme: Tüm belgeleri tamamlanan ve EU Survey'i tamamlayan öğrencilerin başarı durumlarına göre (hibe sözleşmesinde açıklanan) ve gerçekleşen hareketlilik tarihlerine göre yeniden hesaplanan toplam hibesinin kalan kısmı Koordinatörlük tarafından yatırılır.

1. Kabul Mektubu: Staj hareketliliğine hak kazanan aday, aşağıda kabul mektubunda bulunması gereken şartları sağlacak şekilde stajını gerçekleştireceği kurumdan aldığı kabul mektubunu en geç 15 Mayıs 2024 tarihine kadar applyerasmus sistemine yüklemelidir.
Kabul mektubu adınıza düzenlenmeli, kurumun logosunu ve iletişim bilgilerini, stajın başlangıç ve bitiş tarihlerini (gün/ay/yıl olarak), stajın içeriğini ve Erasmus+ kapsamında yapılacağını içermelidir. Ayrıca, tarih ile kurum/işletme yetkilisinin ismi, imzası ve mührü de mektubunuzda olmalıdır.
2. Staj Öğrenim Anlaşması (Before Kısmı): Kabul mektubunu alan aday, ardından Bölüm Koordinatörü/Enstitü Koordinatörü eşliğinde hareketlilik öncesi belgeler kısmındaki Staj için Öğrenim Anlaşması şablonunu kullanarak öğrenim anlaşmasını hazırlar ve gerekli imzaları tamamlatır. Staj için Öğrenim Anlaşması hazırlarken dikkat edilecek hususlar;
- Hareketlilik tarileri gün/ay/yıl olarak belirtilmeli
- Yapılacak staj faaliyetine yönelik detaylı plan sunulmalı
- Staj hareketliliğinde ne gibi bilgi ve becelerin kazanılacağı, bu bilgi ve becerilerin staj sürecinde nasıl izleneceği ve nasıl değerlendirileceği detaylı anlatılmalıdır.
- Table B kısmında bulunan üç seçenekten adaya uygun olan şık seçilmelidir.
     - Eğer staj hareketliliği adayın kayıtlı olduğu programda bulunan zorunlu stajına sayılacak ise 1. şık seçilmelidir.
     - Eğer staj hareketliliği gönüllü bir staj faaliyeti olarak gerçekleştirilecekse 2. şık seçilmelidir. Awards ECTS olarak 3 seçilmeli ve give a grade kısmı no olarak işaretlenmelidir.
     - Eğer staj hareketliliği aday mezun olduktan sonra gerçekleştirilecek ise 3. şık işaretlenmeli.
- Staj hareketliliği kapsamında zorunlu olarak yapılması gereken sigorta bilgileri ilgili kısımda belirtilmelidir. Staj faaliyeti kapsamında, zorunlu olarak yapılacak sigorta hareketlilik sürecinin tamamını kapsamalı ve sağlık, ferdi kaza ve mali mesuliyet başlıklarını içermelidir.
3. Bölüm Uygunluk Yazısı: Kabul mektubunu ve staj için öğrenim hareketliliği belgesini hazırlayan aday, ardından Bölüm Koordinatörünün eşliğinde staj hareketlilik öncesi belgeler kısmındaki Bölüm Uygunluk Yazısı şablonunu kullanarak, yapacağı stajın tanınması konusunda bölüm kararı aldırması gerekmektedir. Kabul mektubu, staj için öğrenim hareketliliği anlaşması ve bölüm uygunluk yazısını tamamlayan aday belgelerini eksiksiz olarak applyerasmus sistemine yükler ve Koordinatörlüğü bilgilendirir.
4. Yönetim Kurul Kararı: Koordinatörlük öğrencinin kayıtlı olduğu program birimine resmi yazı ile belgelerini ileterek staj için öğrenim hareketliliği anlaşması kapsamında staj hareketliliğinin tanınması için Birim Yönetim Kurul kararı alınmasını talep eder.
5. Vize Yazısı Talep Etme: Birim Yönetim Kurul Kararı çıkan öğrenci, Öğrenci Bilgi Formu, Hesap Bilgi Formu ve Öğrenci Taahhütnamesi belgelerini hazırlayıp applyerasmus sistemine yükledikten sonra, Koordinatörlüğümüz ile iletişime geçip Vize Yazısının hazırlanmasını talep edebilir.
6. Vize Başvurusu: Vize Yazısı ve hak kazandığı ülkenin vize koşullarının gerektirdiği belgeler ile birlikte öğrenci vize başvurusunu yapmalıdır. Vize başvuru süreci tamamen öğrencinin sorumluluğundadır. Vize sonucu açıklanan öğrencilerin sonuç hakkında Koordinatörlüğümüzü en kısa sürede bilgilendirmekle yükümlüdür.
7. OLS (Online Language Support): Avrupa Komisyonu tarafından sunulan Çevrimiçi Dil Desteği sistemidir. Çevrimiçi dil desteği, öğrencilerin dil seviyelerini belirlemek için sınavları ve isteğe bağlı çevrimiçi dil kursu desteğini içermektedir. Staj hareketliliğine hak kazanan öğrenciler OLS sisteminden azami ölçüde fayda sağlama konusunda özen göstermelidirler. Bu sebeple hareketliliğe başlamadan önce sisteme kayıt olup, hareketliliği gerçekleştireceği dilde sınava girmeleri tavsiye edilmektedir.

OLS Sistemine Erişim

OLS Kılavuzu

8. Hibe Sözleşmesi: Vize başvurusu olumlu sonuçlanan öğrenci, vize fotokopisini applyerasmus sistemine yükledikten sonra belgeler kısmındaki hak kazandığı projeye uygun olan hibe sözleşmesini kullanarak 2 nüsha (konsorsiyum projelerinden hak kazananlar 3 nüsha) her sayfası paraflı ve imza sayfası ıslak imzalı olacak şekilde hibe sözleşmesini Koordinatörlüğümüze ulaştırır.
9. İlk Ödeme: Evrakları tam olan ve hibe sözleşmesi tamamlanan öğrencinin ilk ödemesi Koordinatörlük tarafından yapılır.

1. Varış Formu: Staj faaliyetine başlayan öğrenci, hareketlilik sırasındaki belgeler kısmında bulunan varış formunu doldurarak staj yaptığı kurum yetkilisinin onayına sunar. Varış formu hareketliliğin başladığı hafta içerisinde tamamlanmalıdır.
2. Staj için Hareketlilik Anlaşması (During Kısmı): Staj içeriğinde değişiklik olması durumunda hazırlanmalıdır.

1. Katılım Sertifikası: Hareketliliğini tamamlayan öğrenci belgeler kısmındaki katılım sertifikasını, hareketlilik başlangıç tarihi varış formundaki tarih ile uyuşacak bir şekilde doldurmalı ve karşı kurumun yetkilisine ıslak imzalı ve mühürlü olacak şekilde onaylatmalıdır.
2. Staj için Öğrenim Anlaşması (After the mobility): Staj hareketliliğini tamamlayan öğrenci, staj iin öğrenim anlaşmasıının hareketlilik sonrası (after the mobility) kısmını, staj yaptığı kurumun yetkilisi tarafından doldurulmasını sağlamalıdır. Belgenin ıslak imzalı ve mühürlü halini Koordinatörlüğümüze iletmesi gerekmektedir.
3. Akademik Tanınma: Katılım sertifikasını ve staj için öğrenim anlaşmasının hareketlilik sonrası kısmının tamamlanmış halini Koordinatörlüğe teslim eden öğrencinin, staj hareketliliğinin tanınma işlemlerini Koordinatörlük yürütür.
4. Yurda Giriş Çıkış Belgesi: Öğrenci tanınma işlemleri için gerekli olan evrakların yanısıra, hareketlilik süresini teyit etmemizi sağlayan, E-Devlet'ten alınan yurda giriş çıkış belgesini applyerasmus sistemine yüklemelidir.
5. EU Survey: Hareketliliğin tamamlanma tarihinden sonra öğrencilerin eposta adreslerine gelecek olan link üzerinden katılım gösterecekleri çevrimiçi katılım anketini tamamlamaları gerekmektedir. Bu anketi zamanında tamamlamamak ya da hiç tamamlamamak öğrencilerin hibelerini kesintili ya da hiç alamamalarına sebep olabilir.
6. Türkçe Nihai Rapor: Belgeler kısmındaki Türkçe Nihai Rapor öğrenci tarafından doldurulmalıdır.
7. Son Ödeme: Tüm belgeleri tamamlanan ve EU Survey'i tamamlayan öğrencilerin başarı durumlarına göre (hibe sözleşmesinde açıklanan) ve gerçekleşen hareketlilik tarihlerine göre yeniden hesaplanan toplam hibesinin kalan kısmı Koordinatörlük tarafından yatırılır.